Bestyrelsens forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Foreningen Bofællesskab.dk

1. Hvorfor en plan for organisation og forretningsorden

Vi samarbejder frivilligt omkring store og ansvarsfulde opgaver. Det er godt at have en 'drejebog', således at dette samarbejde kan være til glæde samt give resultater.

2. Beslutningsprocedure

Bestyrelsen tilstræber at træffe sine beslutninger ved konsensus.

Kan konsensus ikke opnås, træffes beslutninger som beskrevet i vedtægterne.

Beslutninger kan træffes løbende efter aftale, i andre fora end fysiske bestyrelsesmøder, f.eks. på Zoom eller i en mailtråd.

Man kan forvente af bestyrelsens medlemmer, at man svarer på mails ang. beslutninger, indenfor en uge efter modtagelse. Man kan respondere over sms, hvis man er uden Internetadgang, f.eks. i forbindelse med ferie.

3. Gennemsigtighed

Tavshedspligt: Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt efter aftale ved specifikke punkter eller interne konflikter.

Åbne bestyrelsesmøder: Medlemmer har adgang, for at skærpe interessen for bestyrelses- og foreningsarbejdet. Der kan være punkter på dagsordenen, der ikke er åbne, typisk personfølsomme emner.

Bestyrelsen skal sørge for at have en opdateret liste over datoer og tidspunkt for bestyrelsesmøder på hjemmesiden samt angivelse af kontaktperson, hvis man ønsker at deltage. Ønsker et medlem et punkt på dagsordenen til et bestyrelsesmøde, skal dette medlem kontakte et bestyrelsesmedlem, der så vil bringe det videre.

Budget og regnskab: Regnskabet skal udsendes til de til generalforsamlingen tilmeldte på forhånd inden generalforsamlingen, hvor det fremlægges. 

4. Praktisk angående møder

Der afholdes bestyrelsesmøder efter behov, minimum 4 gange årligt, heraf minimum ét fysisk møde.

Fysiske bestyrelsesmøder: Det er ønskeligt, at de afholdes i forskellige bofællesskaber.

Afbud: Kan man ikke komme, meldes der afbud til forperson eller næstforperson, i god tid. Der opfordres til, at man i så fald kommenterer på dagsordenspunkter skriftligt inden mødet.

5. Skabelse af dagsorden til bestyrelsesmøder

Forslag til dagsorden udsendes minimum 7 dage inden mødet af forpersonen (eller anden turnusordning), med et link til dagsordenen på google drev, så bestyrelse og evt. medlemmer har mulighed for at bidrage til og forberede sig til møderne. Alle kan få sat emner på dagsordenen, men det er forpersonen (eller uddelegeret til en anden), der prioriterer punkterne og lukker dagsordenen 2 dage før mødet og udsender link til den endelige dagsorden. Der tilstræbes at inkludere mindst ét udviklingspunkt på hver dagsorden.

Relevante bilag medsendes, gerne i form af et link til google dokument.

6. Referater

Referentrollen kan gå på skift. Referat udsendes til bestyrelsesmedlemmer efter mødet og godkendes på næste bestyrelsesmøde, før det kan offentliggøres på hjemmesiden. Alle referater skal lægges i google drev.

7. Mødeledelse

På hvert møde vælges en mødeleder, der skal sikre en god sagsbehandling, herunder at forretningsordenen bliver fulgt.

Mødeledelsen af hele/dele af dagsordenen kan uddelegeres til en ordstyrer. Ordstyreren skal lede mødet uvildigt, sikre at dagsorden og tidsramme bliver fulgt samt sikre, at alle synspunkter bliver hørt i en gensidig og respektfuld dialog.

Ordstyreren må ikke være inhabil i et behandlet punkt.

Der forsøges benyttet en mødeform, der er hensigtsmæssig for behandlingen af det enkelte punkt.

Finder nogen, at der sker brud på forretningsordenen, kan vedkommende bede om ordet - hvor dagsordenen suspenderes, til fordel for en snak om forretningsorden.

8. Retningslinjer for dialog og konflikthåndtering i bestyrelsen

I det praktiske arbejde er vi opmærksomme på den gode og konfliktnedtrappende dialog (se evt. konflikttrappen/nedtrapning).

Vi har til hensigt at tale hinanden op, både indenfor og udenfor bestyrelsen.

Vi løser konflikter på lavest muligt niveau; dvs. med den, vi har en konflikt med.

Hvis dette ikke lykkes, søger vi hjælp til konfliktløsning hos et andet bestyrelsesmedlem.

Definition af konflikt: En konflikt er enhver (lille som stor) uenighed eller forskel mellem interesser. Konflikter er en naturlig del af det at være sammen som mennesker og der er plads til uenigheder, forskelle og konflikter.

Når forskellighederne bliver respekterede og endnu bedre værdsat, kan vi mere sammen. At udnytte forskelligheder konstruktivt, kræver respekt for hinanden samt effektiv konflikthåndtering.

9. Administratoren/projektkoordinatorer

Administratoren/projektkoordinatorer inviteres til bestyrelsesmøderne, men har ikke pligt til at deltage. Dog kan bestyrelsen anmode om administratorens/projektkoordinatorers deltagelse, til specifikke punkter.

10. Økonomi

Adgang til netbank tildeles forperson, kasserer og administrator.

Forperson og kasserer har B-adgang. Eventuelt kan andre bestyrelsesmedlemmer få tildelt B-adgang. Administrator har udelukkende B-adgang til administratorkonto samt se-adgang til øvrige konti. Bogholder har se-adgang til alle konti og kan sætte penge til overførsel, for foreningen, som skal godkendes af enten foreningens kasserer eller forperson.

11. Ændring af forretningsorden

Forretningsordenen kan til hver en tid revideres af en enig bestyrelse.

En opdateret forretningsorden skal til hver en tid være at finde på hjemmesiden.

Ønsker du at melde dig ind i Foreningen Bofællesskab.dk, finder du den medlemstype, der passer til dit behov lige her.

Hvis du bliver i tvivl om noget i forbindelse med oprettelsen af et medlemskab, er du meget velkommen til at kontakte os. 

Send en besked, vi vil kontakte dig hurtigst muligt.